Должностная инструкция агента по закупкам: сфера деятельности, обязанности и степень ответственности

Должность является относительно молодой, поэтому квалифицированный агент по закупкам, способный применять на практике свои теоретические знания – это большая редкость. Поэтому многие руководители отдают предпочтение молодым специалистам, способным быстро и четко усвоить большой объем информации, а также готовым подстраиваться под постоянно меняющийся современный рынок.

О документе

Агентом по закупкам называют специалиста, занимающегося приобретением товаров, необходимых предприятию для нормального функционирования. Идеальный кандидат должен соответствовать следующим характеристикам:

  • коммуникабельность;
  • аналитический склад ума;
  • опыт работы в сфере торговли или логистики.

Агент по закупкам — специальность, востребованная в самых разнообразных сферах: производство, торговля и т.д.

Суть и цель

Должностная инструкция является внутренним локальным актом учреждения. В соответствии со ст. 8 ТК РФ, каждый работодатель (исключение составляют физические лица, не прошедшие процедуру регистрации в качестве индивидуального предпринимателя) может утвердить нормативный акт, необходимый его учреждению и отвечающий действующему законодательству.

Основные цели создания должностной инструкции агента по закупкам:

  • рациональное распределение рабочих обязанностей между специалистами, концентрация их внимания на собственных задачах;
  • улучшение психологической обстановки в коллективе, сведение к минимуму вероятности возникновения конфликтов;
  • создание и наладка системы стимулирования;
  • разгрузка работников, вынужденных совмещать несколько должностей;
  • разграничение полномочий, прав и обязанностей специалистов.

Руководителю (уполномоченному сотруднику) при составлении штатного расписания или любого другого локального нормативного акта, могут потребоваться должностные инструкции. Зачем? Все очень просто. Статья 132 ТК РФ гласит, что на уровень заработной платы влияют следующие показатели:

  • квалификация;
  • количество затраченного времени и качество полученного результата;
  • сложность выполняемой работы;
  • и т.д.

При этом все кадровые единицы, предусмотренные в организации, имеющие одно название, должны иметь единый размер материального вознаграждения. Но, ведь не все трудятся одинаково. Что делать, если один еле справляется со своими должностными обязанностями, а другой постоянно перевыполняет поставленные перед ним задачи?

Составление должностной инструкции – единственный выход. Этот документ позволяет установить: оклад, коэффициент, надбавку или другую денежную выплату не только на основании диплома, но и с учетом трудоспособности и самоотверженности при выполнении своих обязанностей.

Какими нормативными актами регулируется

Составление должностной инструкции агента по закупкам следует начинать с внимательного изучения справочной литературы, уставных документов фирмы, нормативных актов, определяющих требования к конкретному виду деятельности.

Основой является Квалификационный справочник, в котором собраны и описаны должности руководящего состава, а также специалистов и служащих (Постановление Минтруда России № 37, принятое 21 августа 1998 г.). В соответствии с п. 4 этого документа, работодатель может напрямую пользоваться квалификационными характеристиками или использовать их при разработке внутренних локальных актов учреждения.

Что представляет собой должность «агент по закупкам»? Какими знаниями и навыками должен обладать специалист? Среди руководителей бытует мнение, что эту профессию можно исключить из штатного расписания и существенно сэкономить, а с обязанностями вполне смогут справиться маркетологи и бухгалтера.

Если речь идет о небольшой организации, в которой приобретение товаров производится крайне редко, то так оно и есть. А в крупных компаниях, где нужно выстраивать четкие стратегии закупок, налаживать тесные связи с поставщиками различного масштаба, осуществлять поставку точно в срок и с максимальной экономией, прием на работу профессионального агента по закупкам – единственное правильное решение.

Смысл этой профессии один – приобрести качественные товары в срок и по минимальной цене. Разница между агентами по закупкам может таиться в масштабности предприятия, в его направленности (торговая база, завод и т.д.), а также в способе приобретения товара. Например, в бюджетной сфере тоже проводятся закупки, только должность называется контрактный управляющий, а каждая процедура соответствует требованиям 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», принятом 05 апреля 2013 года и вступившем в силу с 01 января 2014 г.

Кто составляет и где используется

Каждый внутренний документ организации утверждается руководителем. Составлением должностных инструкций обычно занимается начальник отдела, если речь идет о крупных компаниях с большим количеством подразделений или кадровик (или лицо, совмещающее его обязанности), если масштаб фирмы совсем небольшой, а также нередко привлекаются юрист и юрисконсульт.

В какую организацию может требоваться агент по закупкам? В крупную торговую компанию, в магазин, на производство, в больницу, школу, детский сад. В любую сферу, не способную функционировать без приобретения товаров того или иного назначения.

Положения должностной инструкции агента по закупкам

При распределении функций между подчиненными, нужно внимательно следить за тем, чтобы обязанности не повторялись, а необходимый результат достигался последовательно и сплоченно. Должностная инструкция агента по закупкам, должна иметь определенный состав.

Общие

Агент по закупкам – это технический исполнитель. Минимальный набор требований для принятия на должность – наличие среднего общего образования и специальной подготовки соответствующего направления. Опыт работы не обязателен.

Принять на работу и расторгнуть трудовые взаимоотношения может только руководитель компании свои прикаом.

Знания и навыки

Агент по закупкам должен:

  • ориентироваться в действующей законодательной базе;
  • уметь вести деловые переговоры различного уровня;
  • профессионально организовывать погрузочно-разгрузочные процессы;
  • правильно оформлять приемо-сдаточную документацию;
  • соблюдать трудовой распорядок, утвержденный на предприятии;
  • и т.д.

Должностные обязанности

Практически любому учреждению требуется агент по закупкам. Только сочетание высокого уровня квалификации и профессионализма позволяет осуществить выбор так, чтобы результат сочетал в себе: надежность поставщика, высокое качество продукции, необходимый срок доставки и оптимальную цену.

Основные обязанности агента по закупкам:

  • своевременное обеспечение учреждения товарами;
  • информационное сопровождение смежных отделов необходимой информацией;
  • составление заявок на поставку;
  • сведение информации в отчет для последующего предоставления директору фирмы;
  • мониторинг рынка;
  • отслеживание расхода товара (остатков на складе);
  • общение с потенциальными поставщиками и изучение их предложений;
  • контроль исполнения достигнутых договоренностей;
  • претензионная работа;
  • улаживание конфликтных ситуаций;
  • и т.д.

Агент по закупкам находится в подчинении у начальника отдела или непосредственно у руководителя. Если специалист отсутствует на рабочем месте (ввиду отпуска, командировки, временной нетрудоспособности и т.д.), то его функциональные обязанности возлагаются на другого сотрудника.

О роли менеджера по закупкам расскажет видео ниже:

Права

Агент по закупкам может:

  • изучать проекты решений начальства, если они непосредственно связаны с его деятельностью;
  • в рамках своих должностных обязанностей, сообщать руководству о выявленных нарушениях и возможных способах их устранения;
  • разрабатывать и предлагать к рассмотрению предложения, направленные на модернизацию рабочего процесса;
  • и т.д.

Ответственность

Если агент по закупкам халатно относится к своим должностным обязанностям, то при выборе наказания начальство должно руководствоваться трудовым кодексом РФ. В зависимости от степени тяжести проступка специалиста, может использоваться административное, уголовное и гражданское законодательство.

Наказание за причинение учреждению материального ущерба определяется нормами трудового и гражданского кодексов.

В завершении должностной инструкции следует указать документы, используемые при разработке ее положений. Далее должны располагаться подписи сторон трудовых взаимоотношений: руководителя, гласящая об утверждении и подчиненного, свидетельствующая об ознакомлении.

Вы можете бесплатно скачать ДИ агента по закупкам здесь.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *