Должностная инструкция делопроизводителя и ее особенности

Должностная инструкция делопроизводителя и ее особенности

В отношении каждого рабочего или служащего предприятия составляется должностная инструкция, включающая комплекс функциональных прав и обязанностей конкретного сотрудника. Как правило, ДИ является обязательным приложением к трудовому контракту, а ее положения используются для контроля за надлежащим исполнением обязанностей. В этом материале рассмотрим все нюансы оформления должностных инструкций на делопроизводителя организации.

Что такое должностная инструкция делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя предприятия входит ведение внутрикорпоративного документооборота, прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции, подготовка и отправка исходящих бланков и форм, и т.д.


Оформление должностной инструкции происходит при трудоустройстве нового сотрудника, который обязан ознакомиться и подписать представленный документ. После подписания один экземпляр документа передается сотруднику, а второй передается в кадровую службу предприятия.

Должностная инструкция как инструмент управления персоналом рассмотрена в этом видео:

Суть и цель

Целью оформления должностной инструкции делопроизводителя является регламентирование деятельности сотрудника, а также соблюдение норм трудового законодательства. Составление должностной инструкции преследует следующие практические цели:

  • в рамках обязанностей, возложенных на сотрудника, руководитель может контролировать правильность и эффективности его деятельности;
  • инструкция определяет пределы компетенции сотрудника, а возложение дополнительных обязанностей, не включенных в документ, будет осуществляться с соблюдением норм ТК (оформление допсоглашения с установление дополнительной оплаты и т.д.);
  • руководство может применять меры дисциплинарного воздействия за ненадлежащее исполнение обязанностей, регламентированных в инструкции;
  • сотрудник может на законном основании отказаться выполнять работу, выходящую за пределы его должностных обязанностей по инструкции.

Какими нормативными актами регулируется

Требование об оформлении должностной инструкции зафиксировано в ТК РФ, однако содержание этого документа не регламентируется федеральными нормативными актами. Руководство предприятия обязано соблюдать требование о письменной форме документа, поскольку инструкция является неотъемлемым приложением к трудовому договору.

Содержание должностных инструкций сотрудников должно соответствовать внутрикорпоративных локальным актам, в том числе:

  • правилам внутреннего трудового распорядка;
  • коллективному договору;
  • профессиональным отраслевым соглашением;
  • штатной структуре предприятия, и т.д.

Как правило, руководством предприятия составляются типовые формы должностных инструкций по всем структурным подразделениям. При трудоустройстве конкретных граждан указанные типовые формы дорабатывают под специфику работы нового сотрудника.

Штатными структурами государственных учреждений и частных компаний могут утверждаться множество должностей, относящихся к делопроизводству. Для каждой из них должностная инструкция может существенно отличаться. Выделим наиболее распространенные виды документов, которые могут составляться в отношении специалистов делопроизводства:

  • инструкция секретаря-делопроизводителя, который занимается приемом и обработкой входящей и исходящей корреспонденции;
  • инструкция кадровика-делопроизводителя, обрабатывающего документацию кадровых служб;
  • инструкция делопроизводителя архивов (для ведения архивного дела нормативные акты предусматривают специальные требования, которые должны быть отражены в должностной инструкции);
  • инструкция делопроизводителя школ или иных образовательных учреждений;
  • инструкции делопроизводителя муниципальных и государственных медицинских учреждений (поликлиник, больниц и т.д.).

Кто составляет и где используется

Составление должностных инструкций входит в обязанности кадровой службы, этот документ оформляется одновременно с трудовым договором. После подписания сотрудником и руководителем, второй экземпляр инструкции передается на хранение в кадровый отдел. В процессе работы по трудовому договору инструкция будет применяться в следующих случаях:

  • для определения прав и обязанностей сотрудника;
  • для разграничения компетенции работников со смежными должностными обязанностями;
  • для урегулирования трудовых споров, связанных с получением дополнительной работы, привлечением к дисциплинарной ответственности и т.д.

Что такое делопроизводство и кто такой делопроизводитель, расскажет это видео:

Положения документа

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих структурных блоков:

  • общие положения – перечень нормативных актов, которые должен соблюдать сотрудник; указание непосредственных начальников и подчиненных; требования к квалификации сотрудника (профильное образование, опыт работы по должности, знание программных комплексов или специальных навыков работы и т.д.);
  • должностные обязанности сотрудника – прием и отправка корреспонденции; ведение обязательных журналов учета и регистрации документов; подготовка бланков и форм для сдачи в архив; обеспечение сохранности документов; выполнение законных поручений непосредственного руководства и т.д.;
  • права делопроизводителя – знакомиться с локальными актами, непосредственно связанными с исполнение должностных обязанностей; требовать от подчиненных сотрудников исполнения из обязанностей; вносить на имя руководителя предложения по повышению эффективности работы; обращаться за содействие с реализации должностных обязанностей и т.д.;
  • ответственность сотрудника – за нарушение правил распорядка, безопасности охраны труда; за неисполнение и ненадлежащее возложенных обязанностей; за разглашение конфиденциальной служебной информации, персональных данных других сотрудников и коммерческой тайны.

Скачать бланк такой ДИ можно здесь.

Пример-образец ДИ делопроизводителя

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *