Должностная инструкция документоведа: суть и особенности

Должностная инструкция документоведа: суть и особенности

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение. Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив. Все эти обязанности наложены на документоведа.

Должностные обязанности этого специалиста могут показаться несколько однообразными и скучными. На практике же дело обстоит несколько иначе. Ведь через данного сотрудника проходят документы, отображающие информацию о деятельности всей компании. Работая с ними должностное лицо может получить представление о механизме развития предприятия.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Какими нормативными актами регулируется

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1 категории

В обязанности документоведа 1 категории входит работа со всем объемом документации на предприятии. В том числе и с приказами руководства компании.

В требования при приеме на работу данного сотрудника входит обязательный стаж работы на данной должности 2 категории не менее двух лет. По своим обязанностям в организации он является руководителем.

2 категории

Ко второй категории можно отнести менее опытных специалистов. В их обязанности также входит работа с документацией компании, однако полномочий при этой меньше.

В требованиях при принятии на данную должность зачастую указан стаж работы не менее двух лет.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании». Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста. Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Специалисту в школе также придется дополнительно подготавливать проекты распорядительной документации по оформлению личных дел, вести книгу учета учащихся и учитывать количество часов, отработанных сотрудниками.

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Ведущий документовед

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Кто составляет и где используется

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа. Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Положения должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

Общие

  • Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
  • Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
  • Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
  • Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
  • Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Обязанности

В обязанности данного сотрудника входит:

  • Разработка и последующее внедрение новых технологичных процессов для работы с документацией и информацией, содержащейся в ней при использовании современной вычислительной техники (это может быть усовершенствование учета, контроля исполнения, справочной и т.д.);
  • Принимать участие в действиях, направленных на совершенствование документооборота и его управления;
  • Проводить контроль существующего делопроизводства в конкретных отделах и подразделениях;
  • Вносить предложения по оптимизации труда в отделе документационного обеспечения;
  • Принимать участие в разработке унифицированных систем документации, а также табелей (имеющих различное назначение);
  • Организовывать, развивать и внедрять систему документации (автоматизированную);
  • Оптимизировать и упорядочивать документопоток;
  • Отбирать документацию для последующего ее хранения в государственных архивах. Проведение экспертиз, на предмет ценности документов;
  • Внедрять новое программное обеспечение, а также проводить инструктаж сотрудникам отделов по его использованию;
  • Изучать мировой и отечественный опыт в данной сфере, после чего принимать участие в разработке более актуальных нормативных документов в организации;
  • Изучает документы (в том числе нормативные и приказы), которые непосредственно касаются его деятельности;
  • Изучает нормативные акты по охране труда, окружающей среды, и безопасного выполнения работ.

О роли документовода расскажет это видео:

Права

Специалист имеет право на:

  • Действия, которые направлены на устранение или предотвращение выявленных им нарушений;
  • Получение все регламентируемые законодательством государства социальные гарантии;
  • Требование оказывать содействие от других сотрудников и руководства для исполнения своих должностных обязанностей;
  • Требовать на предоставления ему всего необходимого оборудования, а также организацию условий для качественного исполнения обязанностей;
  • Ознакомиться с приказами и нормативными документами, которые касаются его деятельности;
  • Требовать от руководства информацию, документы или данные необходимые для исполнения обязанностей;
  • Повышать свою квалификацию;
  • Сообщать о выявленных нарушениях в результате своей деятельности и предлагать способы их устранения.

Ответственность

На документоведа налагается ответственность за:

  • Несвоевременное выполнение должностных обязанностей или же за некачественный труд;
  • Игнорирование правил внутреннего распорядка компании, охраны труда или же техники безопасности;
  • Разглашение информации, которая относится к коммерческой тайне;
  • Правонарушения, которые были совершены во время исполнения должностных обязанностей;
  • Нанесения вследствие своих действий материального ущерба организации.

ДИ документоведа можно скачать здесь.

ДИ документоведа (образец)

В целом профессия документоведа является довольно интересной. Работая на этой должности можно понять, как устроена компания, а также механизм ее функционирования. Полноценный карьерный рост может быть только в больших организациях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *