Должностная инструкция помощника директора и ее особенности

Должностная инструкция помощника директора и ее особенности

Должность помощника руководителя трактуется в каждой компании по-своему. В одних организациях – это специалист, причисляемый к категории руководителей, поскольку помогает директору осуществлять оперативное управление предприятием. Другие же организации считают этого специалиста работником, выполняющим вспомогательные или организационно-технические функции, в связи с чем называют данную должность секретарем-референтом, секретарем-помощником руководителя.

Для того чтобы определить наиболее точно функционал сотрудника, его права и ответственность, потребуется разработка должностной инструкции, в которой будут отражены все особенности возлагаемых на сотрудника обязанностей.

Общие сведения о документе

Разработка в организации должностных инструкций позволяет определить основные обязанности, выполняемые работниками на рабочем месте, закрепить области ответственности и полномочий сотрудников и сформулировать требования к их компетентности.

Наличие такого документа помогает предупреждать возникновение разногласий между работниками и работодателем, возникающих в связи с отсутствием однозначно сформулированных требований к специалистам компании.

Цели и задачи разработки

Разработка должностной инструкции помощника руководителя позволит:

  • разграничить обязанности секретаря и помощника директора, определить области их ответственности, убрать дублирующие функции, поскольку в некоторых компаниях работают одновременно и секретари, и офис-менеджеры, и помощники руководителей;
  • определить требования к квалификации сотрудников;
  • сформулировать обязанности и определить параметры оценки результатов работы;
  • определить область ответственности и права и полномочия, необходимые для качественного выполнения обязанностей.

Какими нормативными актами регулируется

Не смотря на то, что законодательство не обязывает работодателей разрабатывать должностные инструкции в обязательном порядке, и достаточным действием является перечисление основных функций работника в трудовом договоре, практически все организации занимаются разработкой ДИ.

Для того чтобы создать качественный документ, компании могут воспользоваться утвержденным профессиональным стандартом №447 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Именно этот стандарт позволяет определить разницу между секретарем руководителя и его помощником, определяя функциональные задачи, которые они должны решать, требования предъявляемые к их образованию и навыкам.

Для того чтобы должностная инструкция помощника директора отражала реальную специфику деятельности работника, для ее разработки необходимо использовать внутренние организационно-распорядительные документы: организационную структуру предприятия, основные положения по документообороту, инструкции по оформлению, регистрации и архивному хранению документации и иные регламенты и инструкции, которыми специалист руководствуется в своей работе.

При разработке ДИ, как правило, используется две основных формы: типовая инструкция или индивидуальная. Типовой формат применим в том случае, если компания является холдинговым предприятием, в состав которого входит несколько организаций и в каждой из них есть должность помощника директора. Если же речь идет об инструкции для обычной организации, то в этом случае всегда составляется индивидуальный ее вариант, предусмотренный для формирования требований к одной конкретной должности.

Законодательно не запрещено иметь другие форматы документов, заменяющих ДИ. Это может быть профиль должностей, приложение к трудовому договору с подробным описанием функций сотрудника, или иной вариант, удобный для организации.

Кто составляет ДИ

Составлением инструкции должен заниматься непосредственный руководитель сотрудника, поскольку именно он определяет состав функций, выполняемых сотрудником, требования к его квалификации. Но поскольку сам формат документа, требования к его оформлению в большей степени известны сотрудникам отделов персонала, как правило, ответственными за разработку инструкций в компаниях назначаются именно они. В случае если на должность разработан профессиональный стандарт, то кадровые специалисты – первые сотрудники в компаниях, занимающиеся его изучением и дальнейшим использованием в работе организации. Поэтому логично, если кадровики будут привлечены к разработке инструкции.

Менеджеры по персоналу или инспекторы по кадрам могут получить у директора информацию о задачах должности помощника, функциях, которые ему планируется поручить, и далее разработать проект инструкции. Согласование и утверждение текста документа может проводиться после его изучения юристом организации.

Положения должностной инструкции помощника директора

Любая инструкция имеет типовую структуру, в которую каждый работодатель при необходимости может внести изменения.

Общие положения

В данном разделе обязательно указывается правильное название должности, принятая система подчиненности и должность непосредственного руководителя, требования к уровню и квалификации помощника директора.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *