Как правильно оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание?

Как правильно оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание?

Любое предприятие развивается, возникает необходимость в изменении окладов, введении новых должностей, сокращении старых. Вся информация отражается в штатном расписании (ШР), оно меняется исключительно по решению высшего руководства, закрепленному приказом.

Инициировать перемены могут так же руководители подразделений, представители администрации и даже работники. Унифицированного бланка не существует, поэтому на каждом предприятии разрабатывается своя форма.

Нормативное регулирование

Согласно Постановлению Госкомстата штатное расписание обязательно содержит перечень подразделений, названия профессий, специальностей, должностей, данные о требуемой квалификации и количестве ставок. Для составления этого документа разработан унифицированный бланк Т-3. Он имеется во всех бухгалтерских программах, хотя для частных предприятий не является обязательным.


  • Как часто корректировать штатное расписание, определяет высшее руководство (письмо Роструда № 428-6-1).
  • При необходимости внести в ШР новые должности и исключить вакантные достаточно приказа.
  • Если требуется сокращение штата, необходимо за 2 месяца известить работников о переменах (ч. 2 ст. 180 ТК) и предложить им свободные места (ст. 82, ч. 3 ст. 81, ст. 179, ст. 180).
  • Уменьшить оклады разрешается при технологических или организационных изменениях (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Прежде, чем корректировать ШР, обязательно необходимо за 2 месяца известить сотрудников, которых затронут перемены (п. 2 ст. 74 ТК). Если они не согласны, работодатель письменно предлагает вакантные места (ч. 3 ст. 74 ТК). При отказе от предложения трудовые отношения прекращаются (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК).
  • Корректировки в ШР обязательно отражаются в трудовых соглашениях (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК).
  • При замене оклада на тарифную ставку необходимо учесть, что зарплаты не могут уменьшаться. Распоряжение издается только после того, как получено согласие сотрудников.
  • При коррекциях названий подразделений и должностей так же необходимо известить работников за 2 месяца до издания приказа в письменной форме. Если их не устраивают новые условия, работодатель предлагает другие места. В случае отказа трудовые отношения прекращаются (ст.74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК).
  • При корректировке зарплат обязательно учитывается мнение профсоюза (ст.135 ТК). Меняя наименования должностей, соответствие ЕТКС отслеживает юрист.

Как написать приказ о внесении изменений в штатное расписание

  • При масштабных переменах создается распоряжение о разработке нового ШР.
  • Если нововведений немного, достаточно распоряжения о внесении коррекций, который оформляется как приложение.

Руководитель в устной форме поручает подготовить текст сотруднику бухгалтерии или кадровой службы, юристу. На крупных предприятиях подобные документы разрабатываются в отделе труда или планово-экономическом отделе. У ИП это работа бухгалтера, кадровика или самого предпринимателя.

Назначение и правила

Штатное расписание создается и утверждается раз в год или полгода. При плановой переработке требуется соответствующее распоряжение. Если необходимо внести небольшие коррекции, приказ служит приложением к существующему ШР.

Он создается, если:

  • меняется законодательство (например, вышли поправки к МРОТ);
  • оптимизируется работа по управлению;
  • устраняются дублирующие функции;
  • сокращается или расширяется производство;
  • проводятся работы по совершенствованию структуры или реорганизации;
  • в бухотчетности наблюдается снижение прибыли.

При разработке этого документа обязательно необходимо соблюдать все требования законодательства.

Форма и структура

Данный документ относится к группе распоряжений по основной деятельности. Печатается он на фирменном бланке, обязательно слово «приказ» с кратким содержанием («об изменении», «о внесении изменений»).

Текст состоит из констатирующего и распорядительного раздела. В первом указываются причины изменений, во втором – перечень изменений. Иногда требуется распоряжение кадровику оформить уведомления, новые варианты трудовых договоров.

Пошаговое заполнение

На практике причиной разработки приказа служит служебная записка, которая отражает причины, вызвавшие необходимость менять ШР. Сотрудник, занимающийся составлением этого документа, должен учесть, что чаще всего после подписания требуется внесение изменений и в другие локальные нормативы и документы.

После рассмотрения служебной записки руководство принимает решение об изменениях и поручает кадровику или другому сотруднику разработать проект, предварительно уведомив о переменах работников (при необходимости).

Документ должен содержать все реквизиты, обязательные для приказов:

  • полное наименование предприятия;
  • номер, место и число;
  • название документа («приказ о переименовании…»);
  • текст;
  • подписи руководителя (уполномоченного лица) с расшифровкой;
  • подписей заинтересованных сотрудников (с расшифровкой).

Образец

Правильно оформленный приказ выглядит так.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание (образцы)

В зависимости от основания меняется констатирующая часть текста:

  • в связи с проведением организационных мероприятий согласно приказу №…;
  • в связи с перераспределением обязанностей;
  • в связи с сокращением объема производства;
  • в связи с изменениями размера прибыли и др.

Документ может содержать указания об уведомлении работников и ознакомлении их с приказом под роспись.

Полезная информация

За установление зарплат ниже МРОТ и нарушения сроков уведомления предусмотрен штраф до 50-и тыс. рублей (ст.5.27 КоАП). При обнаружении ошибок в служебных записках и приказах ответственность зависит от степени нанесенного работникам вреда.

В этом видео объясняется как создать и редактировать штатное расписание организации в ЗУП 3.0:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *