Как выглядит личная карточка работника и зачем она нужна?

 

Личные карточки работников используют на предприятиях для того, чтобы вести полный и всесторонний учет по персоналу. В них вносят данные сотрудника. Создается такой тип документа после подписания работником трудового договора и приема его на работу.

Основная информация

Личная карта сотрудника – это документ, вмещающий в себя ряд данных. Требуются они для ведения отчетности в кадровом деле, а также могут понадобиться при проведении проверки различными органами на предприятии, а также при возникновении ряда споров с этими самыми работниками.

Какую функцию выполняет документ

Чтобы вести всесторонний учет персонала в организации, создают личные карточки работников. При этом на каждого отдельного сотрудника полагается своя карта. С этими документами создается картотека, вмещающая в себя информацию о личном составе.

Располагаются в картотеке карточки в зависимости от количества сотрудников – либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту, если предприятие небольшое. Бланком выступает в данном случае форма № Т-2, в которой и отражаются все сведения о личности сотрудника, его предыдущей и нынешней трудовой деятельности.

Состоит представленная форма из 4 страниц. В них присутствуют тематические блоки-разделы. На первой и второй страницах присутствуют личные данные от ФИО работника до адреса проживания, образования и так далее. Заполняются они при приеме человека на работу. Третья и четвертая страницы уже заполняются по ходу трудового процесса в организации.

В каких случаях необходим

Такая форма может потребоваться в ряде ситуаций. В первую очередь кадровику проще вести учет всех осуществляемых сотрудником перемещений, изменений условий работы, отпусков и так далее. Бухгалтерия на основании этих карт, где также указывается оклад, делает соответствующие начисления.

В процессе ведения таких карточек в различных организациях возникали споры с сотрудниками и работодателями. Именно благодаря данной документации нередко удавалось в суде доказать, что сотрудник при изменении условий работы, перемещении и других изменениях в рабочем процессе был уведомлен. Здесь же фиксируется причина увольнения и факт получения трудовой книжки.

Нормы

Собственно говоря, за вопрос правил и особенностей ведения личных карточек работников отвечает Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 под №1.

  • В нем устанавливается, что для крупных организаций и государственных предприятий ведение таких документов является обязательным.
  • Индивидуальных предпринимателей данное правило обходит, но многие все равно ведут в управленческих целях собственную картотеку сотрудников.

Порядок оформления личной карточки сотрудника

Процесс оформления личной карты нередко вызывает ряд вопросов и недопонимание. В первую очередь следует учесть, что для ее заполнения требуется ряд документов от работника. В число таких документов входят:

  • Распоряжение или приказ, свидетельствующий о приеме человека на работу;
  • Трудовой договор;
  • Любой документ, который удостоверит личность работника (обычно это паспорт);
  • Любой документ, который способен подтвердить стаж работы (обычно это трудовая книжка);
  • Страховой полис обязательного пенсионного страхования;
  • Документы воинского учета у лиц, которые подлежат призыву на службу, а также у военнообязанных;
  • Документ, свидетельствующий об образовании, наличии специальных знаний, квалификации;
  • Также могут потребоваться сведения, которые может дать только сам работник (то есть личного характера).

На основе перечисленных документов и создается личная карточка каждого работника. Причем данные заносятся в специальные разделы по определенным принципам.

Форма и принципы

Как уже было указано ранее, для создания личной карточки работника используется общепринятая форма под №Т-2. Процесс этот полностью возлагается на кадровиков. С учетом того, что на сегодня существует масса программ, процесс существенно упростился и ускорился.

В целом в законодательстве не указывается, когда именно должна быть создана карта. Но наиболее оптимальным вариантом считается период, когда издан приказ о приеме человека на работу, а также при создании первой записи в трудовой. Ведь в личной карте эта информация также должна отражаться.

Чтобы оформить и заполнить карточку работодатель кроме указанных выше документов может попросить дополнительные, чтобы убедиться и отразить в документации, что сотрудник соответствует специфике работы на предприятии. При заполнении формы требуется указание кодов, которые соответствуют российским классификаторам:

  • ОКИН – информация о населении;
  • ОКСО – специальность по образованию;
  • ОКПДТР – профессии рабочих, должности и тарифные оклады.

Если меняются сведения о сотруднике, то их вносят в соответствующий раздел. При этом кадровый работник обязан заверить изменения свое подписью, расшифровкой подписи и так далее. Если изменения входят в раздел общих сведений, то подпись с расшифровкой ставит и сам работник. Полную замену карточки обычно не производят, так как восстанавливать ее потом очень сложно.

Порядок заполнения личной карточки

Данная карта заполняется пораздельно. При этом каждый тип информации должен быть размещен строго в своем блоке. Так можно выделить:

  • Раздел 1 – «Общие сведения»: вносится от ФИО работника и до стажа работы, знания иностранных языков и так далее.
  • Раздел 2 – «Сведения о воинском учете»: если сотрудник – офицер запаса, то данные для блока берут из военного билета. Указывается:
    • Категория запаса;
    • Воинское звание;
    • Состав/профиль
    • Наименование профиля;
    • Полное кодовое обозначение ВУС;
    • Категория годности к военной службе.
    • Состоит ли на воинском учете и так далее.
  • Раздел 3 – «Прием на работу, перевод на другую работу»: данные этого раздела вносятся на основании приказа либо о приеме на работу, либо о переводе на другую работу (обязательно делается под роспись работника).
  • Раздел 4 – «Аттестация»: делаются записи об аттестации работников, которые проводятся с некоторой периодичностью.
  • Раздел 5 – «Повышение квалификации»: записи о датах периода проведения переквалификации, виде повышения квалификации, наименовании учебного заведения и так далее.
  • Раздел 6 – «Профессиональная переподготовка»: данные вносятся аналогично предыдущему пункту, то есть указывается специальность, даты и заведение где она проводилась и так далее.
  • Раздел 7 – «Поощрения и награды»: указываются виды поощрений, которые были применены к сотруднику, а также перечисляются государственные награды.
  • Раздел 8 – «Отпуск»: вносятся все виды отпусков, которые предоставлялись работнику во время работы на предприятии. Основанием для внесения подобной информации выступают соответствующие приказы. Дата начала отпуска вносится на основании приказа, а вот окончания – только при фактическом выходе работника на рабочее место, а не когда это указано в документации.
  • Раздел 9 – «Социальные льготы»: указывается перечень предоставляемых работнику льгот (пр. льготный отпуск), а также оснований для их назначения.
  • Раздел 10 – «Дополнительные сведения»: в этой части отражаются данные, которые позволят вести более полноценный учет работников, например, указание инвалидности, тип водительского удостоверения и так далее.

Когда сотрудника увольняют, то в разделе 11 вносится соответствующая запись об основании для прекращения трудового договора. Расшифровывается основание с приведением точных формулировок из ТК РФ, а также указываются номер и дата приказа об увольнении. При закрытии карты сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись с соответствующей расшифровкой и указанием должности. Так же расписывается и сам работник, чтобы подтвердить согласие со всеми произведенными записями, которые были внесены в личную карту.

Пример

Чтобы лучше понять особенности заполнения личной карточки сотрудника, проще посмотреть примерный образец. В нем отражены все необходимые данные. Естественно, что некоторые разделы могут пустовать (например, о наградах и поощрениях). Поэтому ориентировка идет именно на обязательные поля.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *