Недостача при инвентаризации и ее оформление

Недостача при инвентаризации и ее оформление

Недостачей при инвентаризации принято называть такую нехватку товарных или материальных ресурсов, которая превышает допустимые нормы трат.

Что такое недостача при инвентаризации

Понятие и особенности

Для того чтобы обеспечить правдивость показателей бухгалтерского учета и всех данных в отчетах, необходимо в обязательном порядке проводить полную инвентаризацию товарных и материальных ресурсов на предприятии. Именно во время этой процедуры можно убедиться в том, что все имеющиеся ценности действительно присутствуют (совпадение того или иного ресурса с его наличием в бухгалтерском регистре).

Все несоответствия, которые могут быть выявлены во время инвентаризации, должны фиксироваться в бухгалтерской отчетности.

Недостачи бывают разных типов, которые зависят, прежде всего, от степени самого несоответствия и от типа материальной ценности ресурса. Рассмотрим виды недостач:

  1. Недостача нормальных пределов. Нормой (для товаров) считаются следующие показатели:
    • 0,1%: товары непродовольственного типа;
    • 0,25%: товары продовольственного типа;
    • 0,3%: товары, распространяемые в больших торговых площадках, площадью 350 квадратных метров и более.
  2. Недостача-пересортица. Согласно инструкциям, излишки и недостачи, в связи с пересортицей, возможны только в рамках товара с одними и теми же названиями, в одинаковый период проверки и у одного проверяющего.
  3. Недостача необоротных активов. В тех случаях, когда наблюдается несоответствие между фактическим и регистровым значением необоротных активов, недостачу принято списывать, уменьшая при этом первичную цену активов. Выполняется это при помощи проводок по дебету счета 13 «Амортизация«.
  4. Недостача ценных бумаг. Недостачи подобного типа обнаруживаются, как правило, тогда когда их эмитируют в документальную форму. В случаях, когда недостачи акций приводят к потере прав на них со стороны инвесторов, бумаги отправляются в колонку расходов.

Что такое недостача при инвентаризации, расскажет видео ниже:

Что делать при ее выявлении

Первые шаги

Как только несоответствие фактических ресурсов обнаруживается, первое, что необходимо сделать, это определить причину утечки. Зачастую, оказывается, что недостачи на самом деле нет, а виной всему — ошибка бухгалтера. Такое происходит чаще всего, когда после отгрузки товара операция не проводится документально. Вследствие этого на складе не обнаруживают товар, который по бумагам все еще должен там быть.

В случае если бухгалтерские отчеты верны, в недостача все же имеет место, необходимо понять причину недостачи, провести расследование, заставить работника составить акт недостачи и взыскать потерянные средства.

Акт и объяснительная

Согласно закону, в случае недостачи, руководство не просто «может», но и обязано потребовать от работника объяснительную записку. В этом случае, согласно трудовому законодательству, подчиненный не имеет права отказаться от написания объяснительной; он обязан изложить проблему в течение двух рабочих дней.

Акт недостачи необходимо писать на имя своего непосредственного руководителя (исполнительный, финансовый или генеральный директор).

В акте должно присутствовать:

  1. Описания всех моментов и ситуаций, которые привели к недостаче. Пример: «14 марта на складе «Izona» состоялась проверка инвентаризации. В результате проверки обнаружилась недостача в составе…».
  2. Описание причины недостачи. Здесь не должно быть долгих и детальных пояснений; только факты.
  3. Реквизиты акта. Здесь необходимо вписать все формальные данные — название компании, имя и фамилию руководителя, должность работника, название акта (Объяснительная записка), дата, инициалы и подпись работника.

Бланк акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при инвентаризации

Списание недостачи в 1С Бухгалтерия — тема данного видео:

Все тонкости несовместимости фактического имущества с плановым, необходимо отражать таким образом:

  • Численную сумму недостачи требуется списать со счета. Для этого используется не цена товара, а его себестоимость. Нередко можно заметить, как недостача списывается по внешней цене, это является грубым нарушением.
  • Расчет частей недостачи должен быть установлен руководством.
  • Все недостачи необходимо отразить в счете 94 «Недостача и порча ресурсов».
  • Отметить недостачу по дебету счета 94 «Недостача и порча ресурсов».
  • Отметить в отчетности отклонение от нормативных естественных убытков.

Ответственность

Согласно части 2 статьи 247 Трудового Кодекса Российской Федерации, если работник предприятия является материально ответственным лицом и при этом у него обнаружили недостачу, то он должен написать объяснительную. В противном случае, его действия фиксируются в акте. Привлечение к ответственности проходит согласно следующим этапам:

  • Работник уведомляется о том, что руководство требует пояснить недостачу.
  • Если работник этого не сделал, то он должен получить уведомление и подписаться на нем.
  • Если работник не подписался или не желает это делать, то в присутствии свидетелей, данное уведомление прочитывается работнику вслух.
  • Если работник, несмотря на это, не поясняет ситуацию, то оформляется документ, подтверждающий отказ и уклонение лица от объяснений.

Возмещение

Для того чтобы финансово взыскать компенсацию, руководство должно собрать следующую документацию:

  • Бумаги, которые подтверждают процедуру инвентаризации. Речь идет об описях, сличительных ведомостях и актах, подтверждающих несоответствие.
  • Объяснительная записка работника.
  • Акт отказа от пояснений (в случае отсутствия объяснительной записки).
  • Акт, который является результатом расследования, подтверждающего непосредственную вину данного лица, незаконность и преступность его действий, а также непосредственную связь между его действиями и недостачей на предприятии.

Пример приказа можно скачать здесь.

Приказ на удержание недостачи по результатам инвентаризации (образец)

После того как расследование можно считать завершенным, а акт расследования составлен, только руководство может принять решение о взысканиях, суммах компенсаций либо отсутствии ответственности. Согласно Трудовому Кодексу руководитель имеет полное право снизить уровень ответственности вплоть до полного отсутствия компенсации. Данное решение оформляется как приказ, который должен быть составлен в течение месяца после того как окончательно утверждена сумма компенсации.

Суммы, которые будут удерживаться с работника, не могут превышать его заработную плату. Это касается не только тех работников, которые несут частичную, но и тех, кто несет полную ответственность. Несмотря на то, что это не всегда выгодно руководству предприятия, в котором обнаружилась недостача, таков закон и таковы изначальные условия материальной ответственности персонала.

Что делать, если сотрудник не хочет возмещать недостачу? Об этом расскажет видео ниже:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *