Нюансы составления должностной инструкции начальника и менеджеров отдела сбыта

Нюансы составления должностной инструкции начальника и менеджеров отдела сбыта

От деятельности начальника отдела сбыта, как и, например, пиарщика, зависят результаты работы предприятия. Он обеспечивает планирование продаж, часто выезжает в командировки для ведения переговоров и заключения договоров, отвечает за эффективность работы своего отдела. В небольших компаниях это должностное лицо занимается так же маркетингом.

Содержание текста предписания зависит от масштаба и вида бизнеса (это может быть ИП, ООО или, например, крупная корпорация). Режим работы устанавливается во внутренних нормативных документах. В некоторых компаниях к этому руководителю предъявляются особые требования, например, наличие собственного автомобиля и водительского удостоверения, знание иностранных языков (при сотрудничестве с зарубежными компаниями).


О документе

В этом документе определяются требования к сотруднику данной категории:

  • уровень знания законодательства;
  • уровень знаний по организации поставок товара и организации продаж;
  • методы изучения спроса и разработки планов по объемам запасов и продаж;
  • правила оформления документов, относящихся к сбыту;
  • стандарты на изготавливаемую (продаваемую) продукцию;
  • организация работы складов, учета сбыта;
  • уровень знаний по использованию средств связи и вычислительной техники;
  • уровень знаний иностранных языков.

Структура отдела сбыта

Суть и цель

Минтруда рекомендует составлять должностные инструкции, если обязанности выходят за рамки общепринятых. Они определены в:

  • Постановлении Министерства труда № 31;
  • Постановлении Министерства труда № 32.

Обязателен перечень прямых обязанностей, компетентности, ответственности, правил оценки эффективности трудовой деятельности.

Грамотно составленное предписание становится для руководителя инструментом, позволяющим облегчить новому сотруднику адаптацию в коллективе и мотивацию. Основная цель разработки – создать правовую основу деятельности конкретного работника, регламентировать его работу, обеспечить объективность в процессе аттестации.

Руководителю должностная инструкция необходима при:

  • приеме на работу;
  • организации труда в подразделении;
  • организации документооборота;
  • определении базы для налогообложения;
  • применении дисциплинарных взысканий;
  • увольнении.

Распределяя обязанности в подразделении, предписание помогает четко определить материальную ответственность, подчинение, замещение во время отпуска и болезни, правила оценки эффективности деятельности, необходимость в аттестации.

В предписании могут определяться расходы, которые работодатель обязуется компенсировать: командировочные, за мобильную связь, обучение и др. При необходимости наложить дисциплинарное взыскание или уволить по окончании испытательного срока инструкция позволяет доказать наличие нарушения.

Какими законами регулируется

Роструда определяет должностные инструкции как внутренние организационные документы (Письмо № 3520‑6‑1). При разработке можно базироваться на Приказ Госкомэкологии № 552 и ГОСТ Р 6.30‑2003 (требования к оформлению организационных документов).

Учитываются так же указания:

  • Постановления Министерства труда № 37 (квалификационный справочник);
  • Постановления Министерства труда № 9;
  • Приказа Минздравсоцразвития № 541н;
  • справочников, относящихся к деятельности в конкретной области;
  • ст. 192 и 193 ТК (нарушения внутреннего распорядка);
  • ст. 238, 242—244 ТК (материальная ответственность).

При необходимости конкретизировать или изменить обязанности корректировать текст можно исключительно с согласия сотрудника. Если должностная инструкция разработана как приложение к трудовому договору, меняется и текст соглашения. При разработке отдельного документа внесение корректив в текст сопровождается заключением дополнительного соглашения.

Виды должностных инструкций для начальников и менеджеров в отделах сбыта

Отдел сбыта на большом предприятии может называться подразделением продаж. В подобной ситуации сбыт входит с обязанности отдела маркетинга. Это значит, что планированием и продажами занимаются 2 подразделения, в обязанности руководителя сбыта не входит изучение потребительских характеристик продукции и спроса, планирование маркетинговых мероприятий и продаж.

Все эти нюансы должны отражаться в должностных инструкциях. Входя в состав подразделения маркетинга, отдел сбыта занимается только распределением заявок покупателей, заключением договоров, анализом клиентов, ведением документации. Начальник такого подразделения так же отвечает за работу подчиненных, участвует при подборе новых сотрудников, отвечает за соблюдение норм по охране труда.

Кто составляет и где используется

На небольшом предприятии документ составляет бухгалтер, на большом – сотрудник отдела кадров. Обязательно согласование содержания с юристом и руководителем:

Положения инструкции

  • общие положения;
  • обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Общие положения

В первом разделе указывается, что начальник подразделения сбыта является руководителем, которого принимает на работу и увольняет руководство предприятия. Тут же определяются требования к образованию и объему дополнительных знаний, продолжительности стажа работы по специальности, подчинение, порядок замещения.

Обязанности

Содержание раздела «Обязанности» зависит от сферы деятельности и масштабов предприятия. Если отдел продаж выполняет функции, связанные с маркетингом, это должно быть четко определено. Перечень функций начальника в подобной ситуации гораздо шире, чем на большом предприятии, имеющем отдельное подразделение, занимающееся изучением рынка и планированием.

Он должен уметь:

  • взаимодействовать с дилерами и розничными сетями;
  • организовать тендеры;
  • делить продукцию по структуре и территории;
  • организовать мероприятия, связанные с рекламой.

К основным функциям можно отнести:

  • руководство работниками подразделения;
  • подготовку и заключение договоров;
  • учет осуществленных операций;
  • организацию рекламных мероприятий;
  • организацию работ по повышению квалификации сотрудников;
  • обеспечение соблюдения нормативов по охране труда.

Пример инструкции менеджера отдела сбыта

Ключевые функции руководителя отдела продаж, про которые часто забывают, описаны в этом видео:

Права

Этот руководитель обладает и целым рядом прав:

  • дает поручения работникам отдела, контролирует их выполнение;
  • запрашивает документацию из других подразделений, если она необходима для выполнения обязанностей;
  • сотрудничает с другими предприятиями и организациями по вопросам, связанным с профессиональной деятельностью;
  • представляет интересы компании по вопросам, связанным со сбытом.

Ответственность определена во внутренних нормативных актах. Дисциплинарное взыскание может быть наложено при невыполнении прямых обязанностей. Если деятельность признана неэффективной, в бухгалтерию предоставляется недостоверная информация, не выполняются приказы руководства, не соблюдаются правила техники безопасности, руководителя отдела сбыта могут не только наказать, но и уволить.

Образец-бланк ДИ бесплатно можно скачать здесь.

Образец ДИ руководителя отдела сбыта

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *