Служебная записка на командировку: понятие, назначение и порядок составления

Служебная записка на командировку: понятие, назначение и порядок составления

Служебной запиской называется внутренний документ предприятия, который составляется сотрудником после возвращения из командировки в целях подтверждения поездки, установления конкретного срока пребывания на другом предприятии и доказательства всех расходов.

Оформление и порядок представления служебных записок регламентированы Распоряжением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 года и № 771 от 29.07.2015 г. Служебные записки заменяют командировочные удостоверения, отчеты о командировках, служебные задания.

Когда требуется такой документ

Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:

  • по датам, имеющимся в проездных документах;
  • при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
  • если не имеется ни проездных, ни документа о проживании, составляется служебная записка.

Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:

  • не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
  • для поездки потребовалось применение личного, служебного или арендованного транспорта.

Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.

Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.

Служебная записка на командировку

Как составить служебную записку на командировку

Единых требований к составлению служебной записки не предусмотрено. Поэтому каждое предприятие вырабатывает собственный порядок ее оформления с учетом некоторых обязательных условий.

Работнику остается только от руки заполнить выданный ему бланк. Согласно ст. 9 закона № 402 «О бухучете» от 06.12.2011 года, обязательно соблюдение следующих условий:

  1. Если нет фирменных бланков данного предприятия, записку составляют на стандартном листе А4.
  2. Документ пишется на имя руководителя организации или другого лица, которым было подписано распоряжение о направлении в командировку.
  3. Указываются ФИО командированного, его паспортные данные, должность.
  4. Вписывается наименование документа.
  5. Далее идет основная часть с подробным описанием причин направления в командировку, ее целей, пишется, кто и кем был направлен и на какой период.
  6. Обязательно упомянуть какой транспорт применялся: личный или рабочий. Указываются номера автомобиля, информация о водителе.
  7. Отмечается продолжительность поездки: ее начало и конец.
  8. Далее идет приложение, где перечисляются все документы, которые прилагаются к данной служебной записке. Чем больше документов, тем лучше для бухгалтерии для проведения расчетов и выплат.
  9. Внизу ставится подпись и дата составления записки.

Служебная записка на командировку (пример №2)

Инструкция по заполнению бланка

Командированному крайне важно составить служебную записку правильно, так как именно по ней производятся все выплаты и компенсации по командировке:

  1. В правом верхнем углу ставится ФИО генерального директора предприятия в дательном падеже. Здесь же, при наличии структурного подразделения, требуется поставить ФИО его руководителя. Чуть ниже ставится ФИО сотрудника, составляющего документ.
  2. По центру следующей строки следует вписать наименование документа: «Служебная записка» без точки в конце.
  3. Далее в основном тексте следует указать: дату отъезда и возвращения, цель и причину поездки, все реквизиты автомобиля для командировки.
  4. Далее пишется список приложенных документов.
  5. Внизу ставится подпись командированного с расшифровкой и дата.

Служебная записка на командировку (пример №3)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *