Создание страхового фонда архивных документов

8.1. Понятие использования документов архива

8.1.1.
Использование архивных документов —
применение информации архивных документов
в культурных, научных, политических,
экономических целях и для обеспечения
законных прав и интересов граждан.

8.1.2.
Документы архивов организаций являются
открытыми для использования архивом и
пользователями. Исключение составляет
документированная информация, отнесенная
законодательными актами к категории
ограниченного доступа.

Порядок
использования документов Архивного
фонда Российской Федерации, находящихся
на временном хранении в организациях,
определяется ими на основе настоящих
Правил.

информирование
руководства и структурных подразделений
организации, а также других организаций
о наличии в архивах тех или иных документов
и их содержании;

исполнение
запросов граждан и организаций
социально-правового характера;

использование
документов в средствах массовой
информации;

подготовка
информационных мероприятий: выставок,
конференций и др.;

выдача
документов для работы в читальном зале
архива;


выдача
документов во временное пользование.

Информирование
руководителей организации может
производиться в форме перечня заголовков
дел или документов по определенной
тематике или по видам с указанием дат
документов и поисковых данных. В
необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки
документов или дел располагаются в
перечне независимо от их фондовой
принадлежности: по хронологии событий,
по вопросам, по видам или значимости
документов в зависимости от запроса.

Информирование
руководителей может производиться
также в форме тематической подборки
копий документов. Копии располагаются
в логической последовательности; к
подборке копий прилагается титульный
лист, а также при необходимости
историческая справка, перечень и другие
материалы.


книга выдачи дел из хранилища (приложение
19);


журнал регистрации выданных копий,
выписок, справок, технических материалов
(приложение
44);


журнал регистрации посещений читального
зала (приложение 45).

5.1. Документальный и архивный фонд организации

Необходима тщательная подготовка, которая включает в себя:

  • проверку сохранности дел;
  • при необходимости — формирование дел и оформление;
  • проведение экспертизы ценности документов;
  • разделение дел на группы в зависимости от срока обязательного хранения;
  • проведение повторной экспертизы на предмет определения ценности в зависимости от типа хозяйственной деятельности организации (именно последнее служит основанием для отбора пакета дел, для которых будет создан страховой фонд архивных документов).


Отобранные документы и дела тщательно подготавливаются к копированию, после чего на их основе создается страховой фонд архивных документов.

Актуальность создания и поддержания страхового фонда

Необходимость в создании страхового фонда обусловлена:

  • физическими повреждениями и старением оригиналов документов;
  • требованиями безопасности (в том числе — информационной);
  • невозможность обеспечить безопасное хранение документов в архиве организации или опасения за их сохранность.

Самостоятельное создание страхового фонда для архива.

5.1.1.
Вся совокупность документов, образующихся
в деятельности организации, составляет
ее документальный фонд.

документы
временного срока хранения (до 10 лет
включительно);

документы
долговременного срока хранения (свыше
10 лет);

документы
постоянного (вечного) хранения.

Документы
постоянного хранения, т.е. документы,
имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, культурное значение,
составляют архивный фонд организации,
являющийся составной частью Архивного
фонда Российской Федерации.


Сроки
хранения документов устанавливаются
на основании экспертизы их ценности;
порядок экспертизы ценности документов
определен в разделе 2 настоящих Правил.

архивный
фонд организации, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе ее деятельности;

архивный
фонд личного происхождения, состоящий
из документов, образовавшихся в процессе
жизни и деятельности отдельного лица,
семьи, рода и принятых на хранение в
архив организации.

5.1.4.
Архивной коллекцией называется
совокупность отдельных документов
различного происхождения, объединенных
по одному или нескольким признакам
(тематическому, видовому, объектному,
авторскому, хронологическому и др.).

7. 1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.

Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.

7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.

7. 3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.

Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций — держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

7Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.

7.5 Организации — держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации — держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.

11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.

11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].

11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.

11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.

11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.

ПРИЛОЖЕНИЕ А(рекомендуемое)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *